Kısa cevap
Her ihracat sevkiyatında ticari fatura, gümrük beyannamesi (düşük değerli hızlı kargo gönderilerinde ETGB) ve taşıma belgesi (konşimento, CMR veya AWB) düzenlenir; uygulamada çeki/ambalaj listesi de istenir. Alıcı ülkeye göre A.TR, EUR.1 veya menşe şahadetnamesi eklenir. Ürün türü sağlık sertifikası ya da analiz raporu getirebilir. Ödeme akreditifliyse belgelerin akreditif şartlarıyla örtüşmesi gerekir.
İhracat dosyası hangi belgelerden oluşur
İhracat evrakı dört ana grupta toplanır: ticari belgeler, taşıma belgeleri, gümrük belgeleri, menşe ve dolaşım belgeleri. Buna ürüne özel belgeler ile sigorta belgesi eklenir. Hangi belgenin isteneceğini üç değişken belirler: malın GTİP numarası, gideceği ülke ve ödeme şekli. Aynı ürün Almanya’ya A.TR Dolaşım Belgesi ile, Irak’a menşe şahadetnamesi ile gider.
Listeden daha önemli olan soru şudur: her belgeyi kim düzenler. Bazı belgeleri ihracatçı kendi kaşesiyle üretir, bazılarını taşıyıcı düzenler, bazıları ise oda ve gümrük onayı olmadan hiçbir hüküm ifade etmez.
Ticari belgeler
Ticari fatura dosyanın merkezidir. Beyanname, menşe belgesi, çeki listesi ve akreditif ödemesi bu faturadaki verilere dayanır. Üzerinde satıcı ve alıcı bilgileri, mal tanımı, GTİP, miktar, birim fiyat, toplam tutar, Incoterms teslim şekli ve teslim yeri, ödeme şekli ve menşe ülke bulunur.
Proforma fatura bir tekliftir, muhasebe kaydı doğurmaz. Alıcının ithalat izni alması veya akreditif açtırması için kullanılır. Akreditif proforma üzerinden açıldığından, proformadaki mal tanımı ile sonradan kesilecek ticari faturadaki tanımın tutarlı olması gerekir; ancak bankanın karşılaştırdığı belge proforma değil akreditif metnidir, fatura akreditife uymalıdır.
Çeki listesi (weight list) brüt ve net ağırlık ile ölçü dökümünü verir. Ambalaj/koli listesi (packing list) hangi koliye ne konduğunu gösterir. Uygulamada ikisi tek belgede birleştirilir; karışık yüklemelerde ayrı düzenlenmesi istenebilir.
| Belge | Kim düzenler | Ne zaman gerekir |
|---|---|---|
| Proforma fatura | İhracatçı | Sipariş öncesi, akreditif açılışında |
| Ticari fatura | İhracatçı | Her sevkiyatta |
| Çeki listesi | İhracatçı | Her sevkiyatta |
| Koli listesi | İhracatçı | Çok kalemli, karışık yüklemelerde |
Taşıma belgeleri
Taşıma belgesini taşıyıcı veya acentesi düzenler; ihracatçı düzenlemez. Mod değişince belge de değişir.
Konşimento denizyolunda kullanılır ve diğerlerinden ayrılır: emre yazılı hâliyle kıymetli evrak niteliğindedir, malı temsil eder. Emre yazılı orijinal konşimento kimin elindeyse malı varışta o çeker ve ciro edilerek devredilebilir. Nama yazılı konşimentoda mal yalnızca adı yazılı alıcıya teslim edilir; deniz yük senedi (sea waybill) ise kıymetli evrak değildir ve ibraz gerektirmez. Genellikle üç orijinal nüsha hâlinde düzenlenir.
CMR, uluslararası karayolu taşıma sözleşmesinin kısaltmasıdır; bu sözleşme uyarınca düzenlenen karayolu taşıma senedine de uygulamada CMR denir. AWB havayolunda kullanılır. Demiryolunda Avrupa hattı için CIM, BDT hattı için SMGS, ikisinin birleştiği güzergâhlarda ortak CIM/SMGS senedi düzenlenir. Bu belgelerin hiçbiri malı temsil etmez. Alıcı, belgeyi ibraz etmeden malı teslim alabilir. Bu yüzden karayolu ve havayolunda mal bedelini tahsil etmeden yükleme yapmak, denizyoluna göre daha yüksek risklidir.
Gümrük belgeleri
Gümrük beyannamesi ihracatın resmî kaydıdır. İhracatçı adına gümrük müşaviri (dolaylı temsil) ya da firmanın yetkilendirilmiş kendi personeli (doğrudan temsil) elektronik ortamda düzenler. Beyannamenin içeriği ve tescil usulü Gümrük Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle belirlenir.
Kural olarak beyanname tescilinden önce ihracatçı birliği onayı alınır ve ihracatçının ilgili birliğe üye olması gerekir. ETGB ile yapılan mikro ihracat ile bazı bedelsiz ve özel rejim işlemleri bu onaydan muaftır. Belirli ağırlık ve değer sınırının altında kalan hızlı kargo ve posta gönderileri için normal beyanname yerine basitleştirilmiş ETGB düzenlenir.
Ürüne göre kontrol belgesi, ön izin veya uygunluk yazısı istenebilir. Bunlar beyanname tescil edilmeden önce dosyada bulunmalıdır; tescilden sonra tamamlanması çoğu zaman mümkün olmaz.
Menşe ve dolaşım belgeleri
Bu grup en çok karıştırılan gruptur, çünkü iki ayrı şey belgelenir: serbest dolaşım durumu ve menşe.
| Belge | Nerede kullanılır | Ne kanıtlar | Onay zinciri |
|---|---|---|---|
| A.TR | AB üyesi ülkeler | Serbest dolaşım durumu | Oda onayı + gümrük vizesi |
| EUR.1 | STA’lı ülkeler; AB’ye giden tarım ve kömür-çelik ürünleri | Tercihli menşe | Oda onayı + gümrük vizesi |
| EUR-MED | Pan-Avrupa-Akdeniz çapraz kümülasyon hatları | Tercihli menşe ve kümülasyon | Oda onayı + gümrük vizesi |
| Menşe şahadetnamesi | STA’sı olmayan ülkeler; alıcının menşe kanıtı istediği diğer durumlar | Menşe ülke (tercihsiz menşe) | Ticaret odası |
| Form A | Türkiye’ye tek taraflı tercih tanıyan GSP ülkeleri | Tercihli menşe | Oda onayı, rejime göre gümrük vizesi |
Kritik ayrım şudur: A.TR bir menşe belgesi değildir. Malın Türk veya AB menşeli olduğunu göstermez, yalnızca serbest dolaşımda olduğunu gösterir. Türkiye’de ithalat vergileri ödenmiş Uzak Doğu menşeli bir mal da A.TR ile AB’ye gidebilir. Alıcı ayrıca menşe kanıtı istiyorsa menşe şahadetnamesi de düzenlenir. Form A, Türkiye’ye tek taraflı tercih tanıyan GSP ülkelerine yapılan ihracatta gündeme gelir; AB ise GSP’de Form A yerine kayıtlı ihracatçı (REX) beyanına geçmiştir.
Ürüne özel belgeler ve sigorta
| Belge | Kim düzenler | Ne zaman gerekir |
|---|---|---|
| Veteriner sağlık sertifikası | Tarım ve Orman Bakanlığı taşra teşkilatı | Hayvansal ürünlerde |
| Bitki sağlık sertifikası | Tarım ve Orman Bakanlığı taşra teşkilatı | Bitki ve bitkisel ürünlerde |
| Analiz raporu | Akredite laboratuvar | Gıda, kimyasal, tekstilde; alıcı veya varış ülkesi istediğinde |
| Uygunluk beyanı / CE teknik dosyası | Üretici, gerekiyorsa onaylanmış kuruluş | Kapsama giren sanayi ürünleri AB’ye giderken |
| Helal veya kosher sertifikası | Akredite belgelendirme kuruluşu | Talep eden pazarlarda |
| ATA Karnesi | Ticaret odaları | Fuar numunesi, mesleki ekipman gibi geçici çıkışlarda |
| Sigorta poliçesi veya sertifikası | Sigorta şirketi | CIF ve CIP teslimlerde, akreditif şart koştuğunda |
ATA Karnesi geçici ihracat içindir; malın aynı hâliyle geri döneceği durumlarda beyanname ve teminat yükünü kaldırır, azami bir yıl geçerlidir.
Sigortayı kimin yaptıracağını Incoterms belirler. CIF ve CIP’te poliçeyi satıcı yaptırır ve alıcı lehine düzenletir. Incoterms 2020 ile CIP’te asgari teminat geniş kapsamlı (A) klozuna yükseltilmiş, CIF’te dar kapsamlı (C) klozunda kalmıştır. Diğer teslim şekillerinde sigorta zorunlu değildir ve taşıyıcının sınırlı sorumluluğu yük sigortasının yerine geçmez.
Akreditifli ödemede belge disiplini
Akreditifte banka malı görmez, belgeyi görür. Ödeme, ibraz edilen belgelerin akreditif şartlarıyla örtüşmesine bağlıdır. Tek harflik fark bile rezerv sebebi olabilir.
Ticari faturadaki mal tanımı akreditifteki tanımla örtüşmelidir. Kelime kelime aynı olması şart değildir; tanım akreditifle çelişmemeli ve onu aşmamalıdır. Diğer belgelerde akreditifle çelişmeyen genel bir tanım kabul edilir. Bankaların belgeleri incelemek için en fazla beş bankacılık günü vardır. Rezerv çıkarsa ödeme durur, mal varış limanında beklerken, taşıyanın tanıdığı serbest süre (free time) dolduktan sonra demuraj işlemeye başlar.
Sık görülen rezerv sebepleri: yüklemenin akreditifteki son yükleme tarihinden sonra yapılması, belgelerin ibraz süresi içinde bankaya sunulmaması, konşimentoda yükleme kaydının eksik olması, sigorta tutarının fatura değerinin yüzde 110’unun altında kalması.
Yaygın hatalar
- Fatura ile çeki listesinin uyuşmaması. Brüt ağırlık, net ağırlık, koli adedi ve ölçüler her iki belgede aynı olmalı. Yükleme sırasında bir koli eklenip fatura güncellenmediğinde dosya muayenede takılır.
- Ürün tanımının belgeden belgeye değişmesi. Faturada “paslanmaz çelik boru”, menşe belgesinde “çelik profil” yazması, alıcı gümrüğünde menşe belgesinin reddine kadar gidebilir.
- Menşe belgesinin sonradan alınacağını varsaymak. Dolaşım ve menşe belgeleri istisnai koşullarda “sonradan verilmiştir” şerhiyle düzenlenebilir, ancak bu bir hak değildir; ithalatçı o sırada vergiyi çoktan ödemiş olur.
- A.TR’yi menşe belgesi sanmak. Menşe kanıtı isteyen alıcıya A.TR göndermek işi çözmez.
- GTİP’i alıcının beyanına göre yazmak. Yanlış GTİP hem vergi hem izin rejimini değiştirir; sorumluluk ihracatçıdadır.
- Alıcı unvan ve adresinin akreditiften farklı yazılması. Kısaltma bile rezerv doğurabilir.
- Konsolosluk tasdiki ihtiyacını atlamak. Bazı ülkeler oda onayının üzerine tasdik ister; bu süreç günlerle ölçülür.
- Geçici çıkışı kesin ihracat gibi beyan etmek. Fuar malı ve numune için ATA Karnesi yerine normal beyanname kullanılırsa mal geri gelirken ithalat vergisiyle karşılaşılır.
Belge listesini sevkiyattan önce ülke ve GTİP bazında çıkarmak, sonradan düzeltmeye çalışmaktan her zaman ucuzdur. Kapsamlı dosyalarda gümrük müşavirliği ve mevzuat danışmanlığı süreçleri bu listeyi yükleme öncesinde netleştirmek için kullanılır.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Mevzuat değişir; işleme başlamadan önce güncel durum teyit edilmelidir.