Réponse courte
Chaque expédition à l'exportation nécessite une facture commerciale, une déclaration en douane (un ETGB pour les envois express de faible valeur) et un titre de transport (connaissement, CMR ou AWB) ; en pratique, une liste de colisage est également demandée. Selon le pays de destination, un certificat A.TR, EUR.1 ou un certificat d'origine est ajouté. Le type de produit peut nécessiter un certificat sanitaire ou un rapport d'analyse. Si le paiement se fait par crédit documentaire, les documents doivent être conformes aux termes du crédit.
De quels documents se compose un dossier d’exportation
Les documents d’exportation se répartissent en quatre grands groupes : documents commerciaux, documents de transport, documents douaniers, documents d’origine et de circulation. S’y ajoutent des documents spécifiques au produit ainsi que le document d’assurance. Trois variables déterminent quels documents seront demandés : le numéro GTİP (la position tarifaire et statistique douanière turque à 12 chiffres) de la marchandise, le pays de destination et le mode de paiement. Un même produit part vers l’Allemagne avec le certificat de circulation A.TR, et vers l’Irak avec un certificat d’origine.
Plus importante que la liste elle-même est la question suivante : qui établit chaque document. Certains documents sont produits par l’exportateur avec son propre cachet, d’autres sont émis par le transporteur, et d’autres encore n’ont aucune valeur sans l’approbation de la chambre de commerce et de la douane.
Documents commerciaux
La facture commerciale est au centre du dossier. La déclaration en douane, le certificat d’origine, la liste de colisage et le paiement par crédit documentaire reposent tous sur les données de cette facture. Elle doit comporter les informations sur le vendeur et l’acheteur, la désignation de la marchandise, le GTİP, la quantité, le prix unitaire, le montant total, l’incoterm et le lieu de livraison, le mode de paiement et le pays d’origine.
La facture proforma est une offre ; elle ne génère aucune écriture comptable. Elle sert à l’acheteur pour obtenir une autorisation d’importation ou ouvrir un crédit documentaire. Le crédit documentaire étant ouvert sur la base de la proforma, la désignation de la marchandise dans la proforma doit être cohérente avec celle qui figurera ensuite dans la facture commerciale ; toutefois, la banque compare les documents au texte du crédit et non à la proforma : la facture doit être conforme au crédit.
La liste de colisage (weight list) indique la répartition du poids brut, du poids net et des dimensions. La liste des colis (packing list) indique ce qui a été mis dans chaque colis. En pratique, les deux sont souvent fusionnées en un seul document ; pour les chargements mixtes, elles peuvent être exigées séparément.
| Document | Établi par | Nécessaire quand |
|---|---|---|
| Facture proforma | Exportateur | Avant la commande, à l’ouverture du crédit documentaire |
| Facture commerciale | Exportateur | À chaque expédition |
| Liste de colisage | Exportateur | À chaque expédition |
| Liste des colis | Exportateur | Chargements mixtes à nombreuses lignes |
Documents de transport
Le document de transport est établi par le transporteur ou son agent ; non par l’exportateur. Il change selon le mode de transport.
Le connaissement est utilisé pour le transport maritime et se distingue des autres : dans sa forme à ordre, il a la nature d’un titre représentatif, il représente la marchandise. Celui qui détient l’original du connaissement à ordre peut retirer la marchandise à l’arrivée et le transférer par endossement. Pour un connaissement nominatif, la marchandise n’est délivrée qu’au destinataire désigné, et la lettre de transport maritime (sea waybill) n’est pas un titre représentatif. Il est généralement établi en trois exemplaires originaux.
La CMR est l’abréviation de la convention relative au transport international de marchandises par route ; en pratique, la lettre de voiture établie en vertu de cette convention est aussi appelée CMR. L’AWB est utilisé pour le transport aérien. En transport ferroviaire, la CIM est utilisée pour la ligne européenne, la SMGS pour la ligne CEI, et un titre combiné CIM/SMGS pour les itinéraires où les deux se rejoignent. Aucun de ces documents ne représente la marchandise. L’acheteur peut retirer la marchandise sans présenter le document. C’est pourquoi charger une marchandise par route ou par voie aérienne sans en avoir encaissé la contrevaleur est plus risqué que par voie maritime.
Documents douaniers
La déclaration en douane (gümrük beyannamesi) est l’enregistrement officiel de l’exportation. Elle est établie par voie électronique au nom de l’exportateur, soit par un courtier en douane (représentation indirecte), soit par un employé habilité de l’entreprise (représentation directe). Le contenu de la déclaration et sa procédure d’enregistrement sont fixés par le Code des douanes et les règlements afférents.
Avant l’enregistrement de la déclaration, une approbation de l’association d’exportateurs est normalement requise, et l’exportateur doit être membre de l’association concernée. La micro-exportation par ETGB ainsi que certaines opérations à titre gratuit et sous régime particulier en sont dispensées. Pour les envois de messagerie express et postaux en dessous d’un certain seuil de poids et de valeur, un ETGB (bulletin douanier simplifié) est établi à la place de la déclaration normale.
Selon le produit, un certificat de contrôle, une autorisation préalable ou une attestation de conformité peuvent être exigés. Ces documents doivent être dans le dossier avant l’enregistrement de la déclaration ; il n’est le plus souvent pas possible de les compléter après.
Documents d’origine et de circulation
Ce groupe est le plus souvent confondu, car il atteste deux choses distinctes : le statut de libre pratique et l’origine.
| Document | Utilisé pour | Ce qu’il prouve | Chaîne de validation |
|---|---|---|---|
| A.TR | Pays membres de l’UE | Statut de libre pratique | Visa de la chambre + visa douanier |
| EUR.1 | Pays ayant un accord de libre-échange ; produits agricoles et charbon-acier vers l’UE | Origine préférentielle | Visa de la chambre + visa douanier |
| EUR-MED | Lignes de cumul croisé paneuro-méditerranéen | Origine préférentielle et cumul | Visa de la chambre + visa douanier |
| Certificat d’origine | Pays sans accord de libre-échange ; autres cas où l’acheteur exige une preuve d’origine | Pays d’origine (origine non préférentielle) | Chambre de commerce |
| Formule A | Pays SPG accordant une préférence unilatérale à la Turquie | Origine préférentielle | Visa de la chambre, visa douanier selon le régime |
La distinction essentielle est la suivante : l’A.TR n’est pas un certificat d’origine. Il ne montre pas que la marchandise est d’origine turque ou de l’UE, il montre seulement qu’elle est en libre pratique. Une marchandise d’origine extrême-orientale, dont les droits d’importation ont été payés en Turquie, peut également circuler vers l’UE avec un A.TR. Si l’acheteur exige en plus une preuve d’origine, un certificat d’origine est également établi. La Formule A intervient pour les exportations vers les pays SPG qui accordent une préférence unilatérale à la Turquie ; l’UE, pour sa part, est passée dans son SPG de la Formule A à la déclaration d’exportateur enregistré (REX).
Documents spécifiques au produit et assurance
| Document | Établi par | Nécessaire quand |
|---|---|---|
| Certificat sanitaire vétérinaire | Services provinciaux du ministère de l’Agriculture et des Forêts | Produits d’origine animale |
| Certificat phytosanitaire | Services provinciaux du ministère de l’Agriculture et des Forêts | Végétaux et produits végétaux |
| Rapport d’analyse | Laboratoire accrédité | Alimentaire, chimique, textile ; à la demande de l’acheteur ou du pays de destination |
| Déclaration de conformité / dossier technique CE | Fabricant, organisme notifié si nécessaire | Produits industriels concernés partant vers l’UE |
| Certificat halal ou casher | Organisme de certification accrédité | Marchés qui l’exigent |
| Carnet ATA | Chambres de commerce | Sorties temporaires : échantillons de foire, équipement professionnel |
| Police ou certificat d’assurance | Compagnie d’assurance | Livraisons CIF et CIP, lorsque le crédit documentaire l’exige |
Le carnet ATA est destiné à l’exportation temporaire ; lorsque la marchandise doit revenir dans le même état, il supprime la charge de la déclaration et de la garantie, et sa validité est d’un an maximum.
C’est l’incoterm qui détermine qui souscrit l’assurance. En CIF et CIP, la police est souscrite par le vendeur et établie au bénéfice de l’acheteur. Avec les Incoterms 2020, la garantie minimale en CIP a été relevée à la clause tous risques (A), tandis qu’en CIF elle reste à la clause de garantie restreinte (C). Pour les autres incoterms, l’assurance n’est pas obligatoire, et la responsabilité limitée du transporteur ne remplace pas l’assurance de la marchandise.
Discipline documentaire en cas de paiement par crédit documentaire
En crédit documentaire, la banque ne voit pas la marchandise, elle voit le document. Le paiement dépend de la conformité des documents présentés aux termes du crédit. Un simple écart d’une lettre peut être un motif de réserve.
La désignation de la marchandise sur la facture commerciale doit correspondre à celle figurant dans le crédit documentaire. Il n’est pas nécessaire qu’elle soit identique mot pour mot ; elle ne doit simplement pas contredire le crédit ni aller au-delà. Sur les autres documents, une désignation générale non contradictoire avec le crédit est acceptée. Les banques disposent d’un maximum de cinq jours ouvrés bancaires pour examiner les documents. En cas de réserve, le paiement est suspendu, et pendant que la marchandise attend au port d’arrivée, les surestaries commencent à courir une fois écoulé le délai de franchise (free time) accordé par le transporteur.
Motifs de réserve fréquents : chargement effectué après la date limite de chargement prévue au crédit, documents non présentés à la banque dans le délai de présentation, mention de chargement manquante sur le connaissement, montant d’assurance inférieur à 110 % de la valeur de la facture.
Erreurs fréquentes
- Incohérence entre la facture et la liste de colisage. Le poids brut, le poids net, le nombre de colis et les dimensions doivent être identiques sur les deux documents. Si un colis est ajouté au moment du chargement sans que la facture soit mise à jour, le dossier se bloque au contrôle.
- Description du produit qui varie d’un document à l’autre. Écrire « tube en acier inoxydable » sur la facture et « profilé en acier » sur le certificat d’origine peut aller jusqu’au rejet du certificat d’origine par la douane de l’acheteur.
- Supposer que le certificat d’origine pourra être obtenu plus tard. Les certificats de circulation et d’origine peuvent, dans des circonstances exceptionnelles, être établis avec la mention « délivré a posteriori », mais ce n’est pas un droit ; l’importateur aura déjà payé la taxe entre-temps.
- Confondre l’A.TR avec un certificat d’origine. Envoyer un A.TR à un acheteur qui exige une preuve d’origine ne résout pas le problème.
- Indiquer le GTİP selon la déclaration de l’acheteur. Un GTİP erroné modifie à la fois la taxation et le régime d’autorisation ; la responsabilité incombe à l’exportateur.
- Écrire la raison sociale ou l’adresse de l’acheteur différemment du crédit documentaire. Même une abréviation peut créer une réserve.
- Négliger le besoin de légalisation consulaire. Certains pays exigent en plus du visa de la chambre une légalisation ; ce processus se compte en jours.
- Déclarer une sortie temporaire comme une exportation définitive. Si un carnet ATA n’est pas utilisé à la place d’une déclaration normale pour la marchandise de foire ou les échantillons, la marchandise sera soumise à des droits d’importation à son retour.
Établir la liste des documents avant l’expédition, par pays et par GTİP, est toujours moins coûteux que de tenter de corriger après coup. Pour les dossiers complexes, le courtage en douane et le conseil réglementaire sont utilisés pour clarifier cette liste avant le chargement.
Cette page est fournie à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. La réglementation évolue ; vérifiez la situation en vigueur avant d'agir.