Réponse courte
La facture proforma est une offre non contraignante que le vendeur remet à l'acheteur. Elle ne donne lieu à aucune écriture comptable et ne constitue pas une demande de paiement. Elle sert à l'acheteur pour obtenir une autorisation d'importation, ouvrir un crédit documentaire ou faire approuver son budget. Le crédit documentaire étant ouvert sur la base de la proforma, la désignation de la marchandise qui y figure doit être cohérente avec les documents ultérieurs.
Ce qu’est la proforma, ce qu’elle n’est pas
La facture proforma est l’offre écrite que le vendeur remet à l’acheteur.
Ce qu’elle n’est pas : ce n’est pas un document de vente contraignant, elle ne donne lieu à aucune écriture comptable, elle ne constitue pas une demande de paiement et elle n’est pas retenue comme base de la valeur en douane.
À quoi elle sert : elle permet à l’acheteur d’obtenir une autorisation d’importation, d’ouvrir un crédit documentaire, de faire approuver son budget et de justifier une demande de paiement anticipé. Dans de nombreux pays, une demande d’autorisation d’importation ne peut pas être déposée sans proforma.
Quels champs doivent y figurer
| Champ | Pourquoi il est nécessaire |
|---|---|
| Coordonnées du vendeur et de l’acheteur | Raison sociale complète et adresse des parties |
| Numéro et date de la proforma | Référence et traçabilité |
| Désignation de la marchandise | En dérivent le crédit documentaire et la déclaration en douane |
| GTİP | Pour le calcul des taxes et autorisations de l’acheteur |
| Quantité et unité | Pièce, kg, m² — l’unité doit être clairement indiquée |
| Prix unitaire et prix total | Avec la devise |
| Incoterms et lieu de livraison | Détermine ce que couvre le prix |
| Modalité et échéance de paiement | Anticipé, encaissement documentaire, crédit documentaire |
| Durée de validité | Jusqu’à quand l’offre est contraignante |
| Pays d’origine | Pour le calcul du régime préférentiel de l’acheteur |
| Emballage, poids brut/net, dimensions | Pour l’offre de transport et la douane |
| Coordonnées bancaires | Pour le paiement |
Deux champs sont particulièrement souvent omis, et les deux coûtent cher : les Incoterms et la durée de validité.
Pourquoi les Incoterms sont indispensables
Si la règle de livraison n’est pas indiquée, ce que couvre le prix reste incertain. À qui incombent le fret, l’assurance, le dédouanement à l’exportation — tout devient sujet à discussion.
La bonne formulation associe toujours la règle et le lieu :
FCA Gebze, Turquie (Incoterms 2020)Plus le lieu est décrit avec précision, moins il y a matière à interprétation divergente.
Le lien avec le crédit documentaire
Le crédit documentaire est ouvert sur la base de la proforma. La banque copie généralement la désignation de la marchandise figurant dans le texte du crédit documentaire à partir de la proforma.
La conséquence est la suivante : la désignation de la marchandise inscrite sur la proforma engage la facture commerciale qui sera établie des mois plus tard. Si les deux ne correspondent pas, une réserve apparaît ; la banque peut refuser le paiement, qui devient alors subordonné à l’acceptation de la réserve par le donneur d’ordre.
C’est pourquoi la désignation figurant sur la proforma ne doit être ni trop générale ni excessivement détaillée. Trop générale, elle augmente le risque de contrôle en douane ; trop détaillée, le moindre écart engendre une incohérence.
Erreurs fréquentes
Ne pas indiquer les Incoterms. Ce que couvre le prix reste incertain.
Ne pas fixer de durée de validité. Si le fret ou le prix des matières premières évolue, vous restez engagé par une offre devenue obsolète.
Rédiger la désignation de la marchandise de façon trop générale pour être utilisable dans un crédit documentaire. Une désignation telle que « pièce de machine » engendre à la fois un risque de contrôle et un risque de réserve.
Ne pas indiquer le GTİP. L’acheteur ne peut pas calculer ses taxes et autorisations ; la décision de commande est retardée.
Utiliser la proforma à la place de la facture commerciale. La déclaration en douane exige une facture commerciale ; la proforma ne s’y substitue pas.
Cette page est fournie à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. La réglementation évolue ; vérifiez la situation en vigueur avant d'agir.