Kısa cevap
Proforma fatura, satıcının alıcıya verdiği bağlayıcı olmayan tekliftir. Muhasebe kaydı doğurmaz ve ödeme talebi değildir. Alıcının ithalat izni alması, akreditif açtırması veya bütçe onayı için kullanılır. Akreditif proforma üzerinden açıldığından, buradaki mal tanımı sonraki belgelerle uyumlu olmalıdır.
Proforma nedir, ne değildir
Proforma fatura, satıcının alıcıya verdiği yazılı tekliftir.
Ne değildir: bağlayıcı bir satış belgesi değildir, muhasebe kaydı doğurmaz, ödeme talebi anlamına gelmez ve gümrük kıymetine esas alınmaz.
Ne işe yarar: alıcının ithalat izni alması, akreditif açtırması, bütçe onayı çıkarması ve ön ödeme talebini gerekçelendirmesi için kullanılır. Birçok ülkede ithalat izni başvurusu proforma olmadan yapılamaz.
Hangi alanlar bulunmalı
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Satıcı ve alıcı bilgileri | Tarafların tam unvanı ve adresi |
| Proforma numarası ve tarihi | Referans ve izlenebilirlik |
| Mal tanımı | Akreditif ve gümrük beyanı buradan türer |
| GTİP | Alıcının vergi ve izin hesabı için |
| Miktar ve birim | Adet, kg, m² — birim açık yazılmalı |
| Birim ve toplam fiyat | Para birimiyle birlikte |
| Incoterms ve teslim yeri | Fiyatın neyi kapsadığını belirler |
| Ödeme şekli ve vadesi | Peşin, vesaik, akreditif |
| Geçerlilik süresi | Teklifin ne zamana kadar bağlayıcı olduğu |
| Menşe ülke | Alıcının tercihli rejim hesabı için |
| Ambalaj, brüt/net ağırlık, ölçüler | Taşıma teklifi ve gümrük için |
| Banka bilgileri | Ödeme için |
İki alan özellikle atlanır ve ikisi de pahalıya patlar: Incoterms ve geçerlilik süresi.
Incoterms neden şart
Teslim şekli yazılmazsa fiyatın neyi kapsadığı belirsiz kalır. Navlun kimde, sigorta kimde, ihracat gümrüğü kimde — hepsi tartışmaya açılır.
Doğru yazım kural ve yeri birlikte içerir:
FCA Gebze, Türkiye (Incoterms 2020)Yer ne kadar kesin tarif edilirse yorum farkı o kadar azalır.
Akreditif bağlantısı
Akreditif proforma üzerinden açılır. Banka, akreditif metnindeki mal tanımını genellikle proformadan kopyalar.
Sonuç şudur: proformadaki mal tanımı, aylar sonra kesilecek ticari faturayı bağlar. İkisi örtüşmezse rezerv doğar; banka ödemeyi reddedebilir ve ödeme, amirin rezervi kabul etmesine bağlı hâle gelir.
Bu yüzden proformadaki tanım ne çok genel ne de gereğinden ayrıntılı olmalıdır. Çok genel olursa gümrükte muayene riski artar; çok ayrıntılı olursa küçük bir sapma bile uyumsuzluk üretir.
Yaygın hatalar
Incoterms yazmamak. Fiyatın kapsamı belirsiz kalır.
Geçerlilik süresi koymamak. Navlun ve hammadde fiyatı değiştiğinde eski teklife bağlı kalırsınız.
Mal tanımını akreditifte kullanılamayacak kadar genel yazmak. “Makine parçası” gibi bir tanım hem muayene riski hem rezerv üretir.
GTİP yazmamak. Alıcı vergi ve izin hesabını yapamaz; sipariş kararı gecikir.
Proformayı ticari fatura yerine kullanmak. Gümrük beyanında ticari fatura gerekir; proforma onun yerine geçmez.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Mevzuat değişir; işleme başlamadan önce güncel durum teyit edilmelidir.