İhracat süreci adım adım: belgeler, gümrük ve tahsilat

Süreci belirleyen üç karar

İhracatın geri kalanı, en başta verilen üç karara bağlıdır:

1. Incoterms terimi — masrafın ve riskin nerede el değiştireceği, gümrük işlemlerinin kimde olduğu
2. Ödeme şekli — peşin, mal mukabili, vesaik mukabili veya akreditif
3. Menşe belgesi ihtiyacı — alıcının tercihli rejimden yararlanıp yararlanmayacağı

Bu üçü netleşmeden atılan her adım sonradan düzeltme gerektirir.

Adım adım

1. Sözleşme ve teklif. Incoterms terimi, ödeme şekli, teslim tarihi ve belge listesi yazılı hâle getirilir.

2. Proforma fatura. Alıcı ithalat izni alacaksa veya akreditif açtıracaksa buradan yürür. Proformadaki mal tanımı, sonradan kesilecek ticari faturayla uyumlu olmalıdır.

3. Üretim ve ambalajlama. Ambalaj taşıma moduna göre seçilir. İhracat ambalajı, iç piyasa ambalajından farklıdır; elleçleme sayısı ve süre uzundur.

4. Taşıma organizasyonu. Booking açılır, yükleme tarihi ve cut-off öğrenilir. Akreditif varsa son yükleme tarihiyle uyumu kontrol edilir.

5. Fatura ve çeki listesi. Mal tanımı, GTİP, miktar, ağırlık ve ölçüler yazılır. Bu bilgiler tüm belgelerde aynı olmalıdır.

6. Ürün belgeleri. Sağlık sertifikası, analiz raporu, uygunluk belgesi gibi ürüne özel evraklar hazırlanır. Süreleri kontrol edilir.

7. İhracatçı birliği onayı. Kural olarak beyanname tescilinden önce alınır. İstisnaları vardır.

8. Beyanname tescili. Gümrük beyannamesi verilir ve tescil edilir. Hat ataması burada yapılır.

9. Yükleme ve taşıma belgesi. Konşimento, CMR veya AWB düzenlenir. Belgedeki bilgiler faturayla uyumlu olmalıdır.

10. Menşe ve dolaşım belgesi. A.TR, EUR.1 veya menşe şahadetnamesi düzenlenir ve vize edilir.

11. Belgelerin gönderilmesi ve tahsilat. Ödeme şekline göre belgeler doğrudan alıcıya ya da bankaya gider. Beyanname kapatılır.

KDV istisnası ve beyanname

İhracat teslimleri KDV yönünden istisnadır. Ancak istisnadan yararlanmak için ihracatın gümrük beyannamesiyle belgelenmesi gerekir.

Bunun pratik sonucu Incoterms seçimine bağlanır. EXW gibi ihracat beyanının alıcıya ait olduğu bir kurguda, beyanname sizi ihracatçı olarak göstermeyebilir. Bu durumda istisna ve iade süreci risk altına girer. Uluslararası satışta EXW yerine FCA önerilmesinin sebeplerinden biri budur.

İhraç kayıtlı satış ayrı bir mekanizmadır: imalatçı, ihracatçıya KDV tahsil etmeden satar; ihracatın süresi içinde gerçekleşmesi şarttır.

Akreditifli işlemde belge uyumu

Akreditifte banka mala değil belgeye bakar. Şartlara uymayan belge rezerv doğurur; banka ödemeyi reddedebilir ve ödeme, amirin rezervi kabul etmesine bağlı hâle gelir.

En sık uyumsuzluklar: mal tanımının akreditifle örtüşmemesi, son yükleme tarihinin aşılması, ibraz süresinin kaçırılması ve belge listesinde eksik kalması.

Çözüm basit ama disiplin ister: akreditif metni yükleme öncesinde okunur. Mal yola çıktıktan sonra düzeltilemeyecek şartlar, o aşamada hâlâ değiştirilebilir durumdadır.

Yaygın hatalar

Incoterms’i alışkanlıkla seçmek. Konteyner yükünde FOB yerine FCA, CIF yerine CIP kullanılmalıdır.

Menşe belgesini sonraya bırakmak. Sonradan düzenleme istisnai yoldur; her zaman kabul edilmez.

Belgeler arasında farklı mal tanımı yazmak. Fatura, çeki listesi, taşıma belgesi ve menşe belgesindeki tanım birbirini tutmalıdır.

Akreditif şartlarını yükleme sonrası okumak. En pahalı hata budur.