Respuesta breve
La exportación se compone de los pasos siguientes: acordar con el comprador el término de entrega y el método de pago, factura proforma, producción y embalaje, organización del transporte, factura y lista de empaque, registro de la declaración, carga, certificado de origen y cobro. El proceso lo determinan tres decisiones tomadas desde el inicio: el término de Incoterms, la forma de pago y la necesidad de certificado de origen.
Las tres decisiones que determinan el proceso
El resto de la exportación depende de tres decisiones tomadas desde el principio:
- El término de Incoterms — dónde cambian de manos el gasto y el riesgo, y quién se ocupa de los trámites aduaneros
- La forma de pago — pago anticipado, contra mercancía, contra documentos o carta de crédito
- La necesidad de certificado de origen — si el comprador se beneficiará o no de un régimen preferencial
Cualquier paso dado antes de aclarar estos tres puntos requerirá corrección posterior.
Paso a paso
1. Contrato y oferta. Se dejan por escrito el término de Incoterms, la forma de pago, la fecha de entrega y la lista de documentos.
2. Factura proforma. Si el comprador va a obtener un permiso de importación o a abrir una carta de crédito, el proceso parte de aquí. La descripción de la mercancía en la proforma debe ser coherente con la factura comercial que se emitirá después.
3. Producción y embalaje. El embalaje se elige según el modo de transporte. El embalaje de exportación es distinto del embalaje para el mercado interno; el número de manipulaciones y el plazo son mayores.
4. Organización del transporte. Se abre el booking, se conoce la fecha de carga y el cut-off. Si hay carta de crédito, se verifica su concordancia con la fecha límite de embarque.
5. Factura y lista de empaque. Se anotan la descripción de la mercancía, el GTİP, la cantidad, el peso y las medidas. Esta información debe ser idéntica en todos los documentos.
6. Documentos del producto. Se preparan los documentos específicos del producto, como certificado sanitario, informe de análisis o certificado de conformidad. Se controlan sus plazos de vigencia.
7. Aprobación de la asociación de exportadores. Por regla general se obtiene antes del registro de la declaración. Tiene excepciones.
8. Registro de la declaración. Se presenta y se registra la declaración aduanera. Aquí se asigna el canal.
9. Carga y documento de transporte. Se emite el conocimiento de embarque, la CMR o el AWB. La información del documento debe coincidir con la factura.
10. Certificado de origen y de circulación. Se emite y se visa el A.TR, el EUR.1 o el certificado de origen.
11. Envío de documentos y cobro. Según la forma de pago, los documentos van directamente al comprador o al banco. Se cierra la declaración.
Exención de IVA y declaración
Las entregas de exportación están exentas en materia de IVA. Pero para beneficiarse de la exención, la exportación debe acreditarse mediante la declaración aduanera.
La consecuencia práctica de esto está ligada a la elección de Incoterms. En un esquema como el EXW, donde la declaración de exportación corresponde al comprador, la declaración puede no mostrarle a usted como exportador. En ese caso, la exención y el proceso de devolución quedan en riesgo. Esta es una de las razones por las que en la venta internacional se recomienda FCA en lugar de EXW.
La venta con registro de exportación es un mecanismo aparte: el fabricante vende al exportador sin cobrar IVA; es condición que la exportación se realice dentro del plazo.
Concordancia documental en la operación con carta de crédito
En la carta de crédito, el banco no mira la mercancía, mira el documento. Un documento que no cumple las condiciones genera una discrepancia; el banco puede rechazar el pago, y el pago queda condicionado a que el ordenante acepte la discrepancia.
Las discrepancias más frecuentes: que la descripción de la mercancía no coincida con la carta de crédito, que se supere la fecha límite de embarque, que se pierda el plazo de presentación y que falten documentos de la lista.
La solución es simple pero exige disciplina: el texto de la carta de crédito se lee antes de la carga. Las condiciones que ya no podrán corregirse una vez que la mercancía ha salido, en esa etapa todavía pueden modificarse.
Errores frecuentes
Elegir el Incoterms por costumbre. En carga de contenedor debe usarse FCA en lugar de FOB, y CIP en lugar de CIF.
Dejar el certificado de origen para más adelante. La emisión posterior es una vía excepcional; no siempre se acepta.
Escribir descripciones de mercancía distintas entre documentos. La descripción en la factura, la lista de empaque, el documento de transporte y el certificado de origen debe coincidir entre sí.
Leer las condiciones de la carta de crédito después de la carga. Este es el error más costoso.
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