Respuesta breve
La factura proforma es la oferta no vinculante que el vendedor entrega al comprador. No genera asiento contable ni es una solicitud de pago. Se usa para que el comprador obtenga el permiso de importación, abra el crédito documentario u obtenga la aprobación presupuestaria. Como el crédito documentario se abre sobre la base de la proforma, la descripción de la mercancía que en ella figura debe ser coherente con los documentos posteriores.
Qué es y qué no es la proforma
La factura proforma es la oferta escrita que el vendedor entrega al comprador.
Lo que no es: no es un documento de venta vinculante, no genera asiento contable, no equivale a una solicitud de pago y no se toma como base para el valor en aduana.
Para qué sirve: se usa para que el comprador obtenga el permiso de importación, abra el crédito documentario, consiga la aprobación presupuestaria y justifique una solicitud de pago anticipado. En muchos países la solicitud de permiso de importación no puede tramitarse sin una proforma.
Qué campos debe incluir
| Campo | Por qué es necesario |
|---|---|
| Datos del vendedor y del comprador | Razón social completa y dirección de las partes |
| Número y fecha de la proforma | Referencia y trazabilidad |
| Descripción de la mercancía | De aquí se derivan el crédito documentario y la declaración aduanera |
| GTİP (código arancelario turco, equivalente al código HS) | Para el cálculo de impuestos y permisos del comprador |
| Cantidad y unidad | Unidades, kg, m² — la unidad debe estar clara |
| Precio unitario y total | Junto con la moneda |
| Incoterms y lugar de entrega | Determina qué cubre el precio |
| Forma y plazo de pago | Anticipado, documentario, crédito documentario |
| Plazo de validez | Hasta cuándo es vinculante la oferta |
| País de origen | Para el cálculo del régimen preferencial del comprador |
| Embalaje, peso bruto/neto, medidas | Para la oferta de transporte y la aduana |
| Datos bancarios | Para el pago |
Dos campos se omiten con especial frecuencia, y los dos salen caros: Incoterms y el plazo de validez.
Por qué es obligatorio el Incoterm
Si no se escribe la forma de entrega, queda indefinido qué cubre el precio. A quién corresponden el flete, el seguro, el despacho de exportación: todo queda abierto a discusión.
La forma correcta de escribirlo incluye la regla y el lugar juntos:
FCA Gebze, Turquía (Incoterms 2020)Cuanto más precisa sea la descripción del lugar, menor es la diferencia de interpretación.
La relación con el crédito documentario
El crédito documentario se abre sobre la base de la proforma. El banco suele copiar de la proforma la descripción de la mercancía que figura en el texto del crédito.
La consecuencia es esta: la descripción de la mercancía en la proforma condiciona la factura comercial que se emitirá meses después. Si ambas no coinciden, se genera una reserva; el banco puede rechazar el pago, que queda condicionado a que el ordenante acepte la reserva.
Por eso, la descripción en la proforma no debe ser ni demasiado genérica ni excesivamente detallada. Si es demasiado genérica, aumenta el riesgo de inspección en aduana; si es demasiado detallada, cualquier pequeña desviación genera discrepancia.
Errores frecuentes
No escribir el Incoterm. El alcance del precio queda indefinido.
No indicar el plazo de validez. Cuando cambian el flete y el precio de las materias primas, se queda vinculado a la oferta antigua.
Redactar la descripción de la mercancía de forma demasiado genérica para usarla en el crédito documentario. Una descripción como “pieza de máquina” genera tanto riesgo de inspección como reserva.
No escribir el GTİP. El comprador no puede calcular el impuesto ni el permiso; la decisión de compra se retrasa.
Usar la proforma en lugar de la factura comercial. En la declaración aduanera se necesita la factura comercial; la proforma no la sustituye.
Esta página es información general, no asesoramiento jurídico. La normativa cambia; confirme la situación vigente antes de actuar.