¿Qué documentos se necesitan para exportar? Lista completa

De qué documentos consta el expediente de exportación

La documentación de exportación se agrupa en cuatro bloques principales: documentos comerciales, documentos de transporte, documentos aduaneros y documentos de origen y circulación. A esto se suman los documentos específicos del producto y el documento de seguro. Qué documento se exige lo determinan tres variables: el número GTIP de la mercancía, el país de destino y la forma de pago. El mismo producto viaja a Alemania con el certificado de circulación A.TR y a Irak con certificado de origen.

Más importante que la lista es esta pregunta: quién emite cada documento. Algunos los emite el propio exportador con su sello; otros los emite el transportista; otros no tienen ningún valor sin la aprobación de la cámara y de la aduana.

Documentos comerciales

La factura comercial es el centro del expediente. La declaración, el certificado de origen, la lista de bultos y el pago con carta de crédito se basan en los datos de esta factura. En ella figuran los datos del vendedor y del comprador, la descripción de la mercancía, el GTIP, la cantidad, el precio unitario, el importe total, el término de entrega Incoterms y el lugar de entrega, la forma de pago y el país de origen.

La factura proforma es una oferta y no genera un asiento contable. Se utiliza para que el comprador obtenga el permiso de importación o abra la carta de crédito. Como la carta de crédito se abre sobre la base de la proforma, la descripción de la mercancía en la proforma debe ser coherente con la de la factura comercial que se emitirá después; no obstante, el banco compara los documentos con el texto de la carta de crédito, no con la proforma, por lo que la factura debe ajustarse a la carta de crédito.

La lista de pesos (weight list) recoge el peso bruto y neto junto con el desglose de medidas. La lista de bultos (packing list) indica qué se ha metido en cada bulto. En la práctica, ambas suelen combinarse en un único documento; en cargas mixtas puede pedirse que se emitan por separado.

Documento	Quién lo emite	Cuándo se necesita
Factura proforma	Exportador	Antes del pedido, en la apertura de la carta de crédito
Factura comercial	Exportador	En cada envío
Lista de pesos	Exportador	En cada envío
Lista de bultos	Exportador	En cargas mixtas con varias partidas

Documentos de transporte

El documento de transporte lo emite el transportista o su agente; no lo emite el exportador. El documento cambia según el modo de transporte.

El conocimiento de embarque se usa en el transporte marítimo y se diferencia de los demás: en su forma a la orden tiene carácter de título valor, representa la mercancía. Quien tenga en su poder el conocimiento de embarque original a la orden es quien retira la mercancía a la llegada; puede transferirse mediante endoso. En el conocimiento nominativo la mercancía solo se entrega al consignatario designado, y la carta de porte marítimo (sea waybill) no es un título valor. Normalmente se emite en tres ejemplares originales.

CMR es la abreviatura del convenio relativo al transporte internacional de mercancías por carretera; en la práctica, la carta de porte emitida conforme a él también se llama CMR. El AWB se utiliza en el transporte aéreo. En ferrocarril se emite el CIM para la línea europea, el SMGS para la línea de la CEI, y en los trayectos donde ambas confluyen, el título común CIM/SMGS. Ninguno de estos documentos representa la mercancía. El destinatario puede retirar la mercancía sin presentar el documento. Por eso, cargar mercancía por carretera o por vía aérea sin haber cobrado su importe es más arriesgado que hacerlo por vía marítima.

Documentos aduaneros

La declaración aduanera es el registro oficial de la exportación. La formula en formato electrónico, en nombre del exportador, el agente de aduanas (representación indirecta) o el propio personal autorizado de la empresa (representación directa). El contenido de la declaración y el procedimiento de registro se determinan por el Código Aduanero y sus reglamentos.

Antes del registro de la declaración se obtiene, por regla general, la aprobación de la unión de exportadores (una asociación sectorial obligatoria propia del sistema turco); el exportador debe estar afiliado a la unión correspondiente. La microexportación mediante ETGB y determinadas operaciones gratuitas y de régimen especial están exentas de esta aprobación. Para los envíos urgentes y postales por debajo de determinado límite de peso y valor, se emite un ETGB (declaración aduanera simplificada de microexportación) en lugar de la declaración normal.

Según el producto, puede exigirse un certificado de control, un permiso previo o un escrito de conformidad. Estos deben estar en el expediente antes de registrar la declaración; una vez registrada, completarlos después no suele ser posible.

Documentos de origen y circulación

Este es el grupo que más se confunde, porque en él se documentan dos cosas distintas: el estado de libre práctica y el origen.

Documento	Dónde se usa	Qué acredita	Cadena de aprobación
A.TR	Países miembros de la UE	Estado de libre práctica	Aprobación de la cámara + visado aduanero
EUR.1	Países con acuerdo de libre comercio; productos agrícolas y del carbón y el acero destinados a la UE	Origen preferencial	Aprobación de la cámara + visado aduanero
EUR-MED	Líneas de acumulación cruzada paneuromediterránea	Origen preferencial y acumulación	Aprobación de la cámara + visado aduanero
Certificado de origen	Países sin acuerdo de libre comercio; otros casos en que el comprador exige prueba de origen	País de origen (origen no preferencial)	Cámara de comercio
Formulario A	Países que reconocen preferencias unilaterales a Turquía (SGP)	Origen preferencial	Aprobación de la cámara, visado aduanero según el régimen

La distinción crítica es esta: el A.TR no es un certificado de origen. No acredita que la mercancía sea de origen turco o de la UE, solo que está en libre práctica. Una mercancía de origen extremo-oriental por la que ya se han pagado los impuestos de importación en Turquía también puede viajar a la UE con A.TR. Si el comprador exige además una prueba de origen, se emite adicionalmente el certificado de origen. El Formulario A se utiliza en las exportaciones a los países SGP que reconocen preferencias unilaterales a Turquía; la UE, por su parte, ha pasado en su SGP del Formulario A a la declaración de exportador registrado (REX).

Documentos específicos del producto y seguro

Documento	Quién lo emite	Cuándo se necesita
Certificado sanitario veterinario	Delegación provincial del Ministerio de Agricultura y Silvicultura	En productos de origen animal
Certificado fitosanitario	Delegación provincial del Ministerio de Agricultura y Silvicultura	En plantas y productos vegetales
Informe de análisis	Laboratorio acreditado	En alimentación, química, textil; cuando lo pide el comprador o el país de destino
Declaración de conformidad / expediente técnico CE	Fabricante, y organismo notificado si procede	En productos industriales incluidos en el ámbito de aplicación, con destino a la UE
Certificado halal o kosher	Entidad de certificación acreditada	En los mercados que lo solicitan
Cuaderno ATA	Cámaras de comercio	En salidas temporales, como muestras de feria o equipo profesional
Póliza o certificado de seguro	Compañía de seguros	En entregas CIF y CIP, cuando lo exige la carta de crédito

El Cuaderno ATA es para la exportación temporal; cuando la mercancía va a regresar en el mismo estado, elimina la carga de la declaración y de la garantía, y tiene una validez máxima de un año.

Quién debe contratar el seguro lo determina el Incoterms. En CIF y CIP la póliza la contrata el vendedor y se emite a favor del comprador. Con Incoterms 2020, en CIP la cobertura mínima se elevó a la cláusula de cobertura amplia (A), mientras que en CIF se mantiene en la cláusula de cobertura mínima (C). En los demás términos de entrega el seguro no es obligatorio, y la responsabilidad limitada del transportista no sustituye al seguro de mercancías.

Disciplina documental en el pago con carta de crédito

En la carta de crédito, el banco no ve la mercancía, ve el documento. El pago depende de que los documentos presentados coincidan con las condiciones de la carta de crédito. Incluso la diferencia de una sola letra puede ser motivo de reserva.

La descripción de la mercancía en la factura comercial debe coincidir con la descripción de la carta de crédito. No es necesario que sea palabra por palabra idéntica; la descripción no debe contradecir la carta de crédito ni ir más allá de ella. En los demás documentos se acepta una descripción general que no contradiga la carta de crédito. Los bancos disponen como máximo de cinco días hábiles bancarios para examinar los documentos. Si surge una reserva, el pago se detiene y, mientras la mercancía espera en el puerto de destino, empieza a correr la demora una vez agotado el tiempo libre (free time) concedido por el transportista.

Motivos de reserva frecuentes: que la carga se realice después de la fecha límite de embarque fijada en la carta de crédito, que los documentos no se presenten al banco dentro del plazo de presentación, que falte en el conocimiento de embarque la anotación de embarque, o que el importe del seguro quede por debajo del 110 % del valor de la factura.

Errores frecuentes

• Que la factura y la lista de bultos no coincidan. El peso bruto, el peso neto, el número de bultos y las medidas deben ser iguales en ambos documentos. Si se añade un bulto durante la carga y no se actualiza la factura, el expediente se atasca en la inspección.
• Que la descripción del producto cambie de un documento a otro. Que la factura diga “tubo de acero inoxidable” y el certificado de origen diga “perfil de acero” puede llegar a provocar el rechazo del certificado de origen en la aduana del comprador.
• Suponer que el certificado de origen podrá obtenerse después. Los documentos de circulación y origen pueden emitirse, en circunstancias excepcionales, con la anotación de “expedido a posteriori”, pero esto no es un derecho; el importador, para entonces, ya habrá pagado el impuesto.
• Confundir el A.TR con un certificado de origen. Enviar un A.TR a un comprador que pide prueba de origen no resuelve el problema.
• Escribir el GTIP según la declaración del comprador. Un GTIP incorrecto cambia tanto el régimen fiscal como el de permisos; la responsabilidad recae en el exportador.
• Que el nombre y la dirección del comprador se escriban de forma distinta a los de la carta de crédito. Incluso una abreviatura puede generar una reserva.
• Pasar por alto la necesidad de visado consular. Algunos países exigen, además de la aprobación de la cámara, un visado; este trámite se mide en días.
• Declarar una salida temporal como si fuera una exportación definitiva. Si para la mercancía de feria o las muestras se usa una declaración normal en lugar del Cuaderno ATA, a su regreso la mercancía se enfrenta al impuesto de importación.

Elaborar la lista de documentos antes del envío, por país y por GTIP, siempre sale más barato que intentar corregirla después. En expedientes complejos, los procesos de asesoría aduanera y normativa se utilizan precisamente para dejar esta lista clara antes de la carga.