Qu'est-ce que l'EXW ? Répartition des risques et des frais en Ex Works

Que signifie l’EXW

EXW est l’abréviation de l’expression anglaise Ex Works ; en français on parle de « À l’usine » ou « Départ usine ». C’est l’une des onze règles de l’ensemble Incoterms 2020 publié par la Chambre de commerce internationale (CCI), et celle où l’obligation du vendeur est la plus restreinte. Le vendeur ne fait que tenir la marchandise prête dans ses propres locaux ou en un autre lieu convenu (par exemple un entrepôt ou un terminal tiers) ; tout le reste relève de l’acheteur.

Lors de la rédaction de la règle, le lieu de livraison est également précisé : « EXW – usine de Gebze, Turquie (Incoterms 2020) », par exemple. Le lieu de livraison doit être décrit au niveau de l’adresse, si possible jusqu’au point précis à l’intérieur du site (quelle rampe, quelle porte d’entrepôt). Si le lieu reste imprécis, l’acheteur ne sait pas où envoyer son véhicule ; des frais d’attente et de trajet à vide en résultent.

L’EXW peut être utilisée pour tout mode de transport : elle s’applique au routier, au maritime, à l’aérien, au ferroviaire et aux transports intermodaux. Que la marchandise parte en conteneur ou en fret aérien sur palette ne change rien au fonctionnement de la règle.

Un point doit être souligné : les règles Incoterms ne régissent ni le moment du transfert de propriété de la marchandise, ni les modalités de paiement, ni le droit applicable au contrat. Ce sont des clauses distinctes du contrat de vente. Les Incoterms définissent uniquement la livraison, le transfert du risque, la répartition des frais et les obligations douanières/documentaires.

Où s’opèrent le transfert des frais et du risque

En EXW, le transfert du risque et le transfert des frais s’opèrent au même point. C’est l’un des aspects simples de la règle ; mais ce point de transfert n’est pas celui que la plupart imaginent.

Le moment du transfert est celui où la marchandise est mise à la disposition de l’acheteur au lieu et à la date convenus. Autrement dit, ce n’est pas au moment où la marchandise est chargée sur le véhicule de l’acheteur, mais lorsqu’elle est isolée et préparée dans l’entrepôt du vendeur. Le vendeur n’a pas l’obligation de placer la marchandise sur le véhicule.

Une condition y est liée : la marchandise doit avoir été affectée à ce contrat, c’est-à-dire individualisée. Si, dans le stock général de l’entrepôt, le lot destiné à cet acheteur n’a pas été déterminé, la livraison n’est pas réputée accomplie.

Poste	Vendeur	Acheteur
Emballage, mise à disposition de la marchandise au lieu de livraison	Oui	—
Chargement sur le véhicule	Non obligatoire	Oui
Déclaration douanière d’exportation, autorisations et taxes	—	Oui
Pré-transport et frais de terminal	—	Oui
Transport principal (fret)	—	Oui
Assurance de la marchandise	Non obligatoire	Non obligatoire
Douane de transit et d’importation, taxes et redevances	—	Oui
Déchargement à l’arrivée	—	Oui
Aide à l’obtention des documents	Sur demande, coût à la charge de l’acheteur	Demande et paie

La ligne « assurance » est importante. En EXW, aucune des parties n’a l’obligation de souscrire une assurance. Dans les Incoterms 2020, l’obligation d’assurance n’incombe au vendeur que dans les règles CIF et CIP. Le risque étant porté par l’acheteur, il est logique que ce soit lui qui souscrive la police.

Obligations du vendeur

• Préparer la marchandise conformément au contrat, avec sa facture et, le cas échéant, les certificats de conformité.
• Tenir la marchandise à la disposition de l’acheteur au lieu et à la date convenus ; l’emballer et la marquer conformément aux usages commerciaux, sauf lorsque, dans la branche concernée, il est d’usage de transporter la marchandise sans emballage (par exemple le vrac).
• Donner à l’acheteur tout avis nécessaire pour lui permettre de prendre livraison.
• Supporter le risque de perte et de dommage de la marchandise jusqu’au moment de la livraison.
• Aider, si l’acheteur le demande, à l’obtention des documents et informations nécessaires pour l’exportation et l’importation ; le risque et le coût en sont à la charge de l’acheteur.
• Supporter les frais de contrôle, de pesée, de mesurage et de comptage antérieurs à la livraison.

Ce que le vendeur ne fait pas est tout aussi déterminant : pas de chargement sur le véhicule, pas de déclaration d’exportation, pas de contrat de transport, pas d’assurance.

Obligations de l’acheteur

• Prendre livraison de la marchandise au lieu et à la date convenus, se procurer le véhicule.
• Assumer le travail et le coût du chargement.
• Faire effectuer les formalités douanières d’exportation ; se procurer les autorisations, licences et déclarations de sécurité nécessaires.
• Organiser et payer l’intégralité du transport ; le fret, les frais de terminal et de manutention sont à la charge de l’acheteur.
• Prendre en charge les formalités douanières ainsi que les taxes et redevances du pays de transit et du pays d’importation.
• Si l’acheteur a le droit de déterminer le moment et/ou le lieu de la livraison, en aviser le vendeur suffisamment à l’avance.
• S’il n’envoie pas le véhicule à temps ou ne communique pas le lieu de livraison, assumer les frais et risques supplémentaires nés à compter de cette date ; ce transfert anticipé du risque suppose que la marchandise ait été clairement individualisée comme marchandise du contrat.

Quand est-ce le bon choix

• Dans les ventes intérieures. L’absence de formalité douanière fait disparaître le principal inconvénient de l’EXW ; l’acheteur envoie son véhicule et récupère la marchandise.
• Si l’acheteur dispose, dans le pays du vendeur, d’une entité juridique ou d’une succursale qui y est établie (avec un numéro fiscal et l’adhésion à l’association d’exportateurs). Il existe alors une structure capable de faire effectuer réellement la déclaration d’exportation. Le commissionnaire en douane n’assure qu’un service de représentation et ne remplit pas la condition d’établissement.
• Lors d’une comparaison de prix. Un acheteur souhaitant voir le prix nu de la marchandise dans les offres demande le prix EXW comme référence, puis calcule lui-même les postes de transport.
• Pour les échantillons, prototypes et petits lots, lorsque le transporteur express ou l’intégrateur de l’acheteur récupère la marchandise au départ et gère l’ensemble des formalités.

Quand est-ce le mauvais choix

Dans la vente internationale, l’EXW est le plus souvent la mauvaise règle. La raison se concentre sur un seul point : la déclaration douanière d’exportation. En EXW, cette obligation incombe à l’acheteur, mais l’acheteur n’est pas établi dans le pays du vendeur. Dans de nombreux pays, dont la Turquie, il est exigé que la personne déposant la déclaration d’exportation soit établie sur le territoire et dispose d’un numéro fiscal. L’acheteur situé à l’étranger ne remplit pas cette condition. En définitive, c’est le vendeur qui fait matériellement déposer la déclaration ; la règle écrite dans le contrat et ce qui se fait réellement sur le terrain se dissocient. Cette dissociation rend contestable, en cas de problème, la question de savoir à qui incombent les frais et la responsabilité.

C’est pourquoi, dans les opérations internationales, il est largement recommandé d’utiliser le FCA (Free Carrier) plutôt que l’EXW. En FCA, le dédouanement à l’exportation est à la charge du vendeur. Si le lieu de livraison choisi est les locaux du vendeur, le chargement de la marchandise sur le véhicule de l’acheteur lui incombe également — ce sont là les deux différences par rapport à l’EXW. En contrepartie, la déclaration se trouve du côté juridiquement et matériellement correct, et le problème de justification de l’exportation disparaît.

Le second problème concerne l’exonération à l’exportation. En Turquie, les livraisons à l’exportation sont exonérées de TVA ; mais pour bénéficier de l’exonération, l’exportation doit être justifiée par une déclaration en douane. En pratique, la déclaration est déposée au nom du vendeur établi en Turquie. Le problème survient lorsque la déclaration est établie au nom d’un autre exportateur par l’intermédiaire d’un transporteur ou d’un commissionnaire envoyé par l’acheteur, ou lorsque le vendeur ne reçoit jamais un exemplaire de la déclaration ni l’information de clôture ; le vendeur ne dispose alors d’aucune déclaration justifiant l’exonération. Dans ce cas, la procédure de remboursement se bloque, l’opération risque d’être requalifiée en livraison intérieure et une facturation avec TVA peut être exigée. C’est la conséquence la plus coûteuse de l’aspect « facile » apparent de l’EXW.

Le troisième problème est l’incertitude relative au chargement. Le risque passant au moment où la marchandise est tenue prête, le chariot élévateur appartient au vendeur, l’opérateur est un employé du vendeur, mais le risque est celui de l’acheteur. Les notes explicatives de la CCI indiquent que si le vendeur effectue matériellement le chargement, il le fait aux risques et frais de l’acheteur. Néanmoins, inscrire dans le contrat une clause explicite du type « le chargement est effectué par le vendeur, à ses risques » permet de clore ce débat en amont.

Erreurs fréquentes

• Indiquer un lieu de livraison incomplet. « EXW Turquie » n’est pas une règle de livraison. La ville, l’adresse du site et, si possible, le point de chargement doivent être précisés.
• Ne pas indiquer la version des Incoterms. Si la mention « (Incoterms 2020) » n’est pas ajoutée à côté de la règle, le texte applicable reste incertain.
• Utiliser des formulations hybrides comme « EXW chargement inclus ». S’il est nécessaire de modifier la règle, cela doit être écrit explicitement dans une clause séparée du contrat ; des expressions libres accolées au nom de la règle créent des divergences d’interprétation.
• Croire que le transfert du risque a lieu au moment du chargement. C’est l’erreur la plus répandue ; le transfert a lieu au moment où la marchandise est mise à la disposition de l’acheteur.
• Partir sans assurance. En EXW, l’assurance n’est une obligation pour personne ; l’acheteur, qui porte le risque, doit souscrire lui-même sa police.
• Attendre du vendeur une aide documentaire gratuite pour l’exportation. Le vendeur a une obligation d’assistance documentaire, mais le coût et le risque incombent à l’acheteur.
• Négliger la condition d’établissement. Si l’acheteur ne peut pas déposer de déclaration dans le pays du vendeur, l’EXW n’est d’emblée pas applicable.
• Ne pas tenir compte des frais d’attente et de stockage. Si l’acheteur envoie son véhicule en retard, les frais nés en résultant lui sont transférés.

Évaluer la règle de livraison en même temps que ses aspects douaniers et fiscaux, avant l’expédition, permet d’éviter la plupart des frais qui apparaissent par la suite. Les services de conseil en douane et de veille réglementaire sont précisément le lieu où cette évaluation est effectuée.